Véhicules

Un véhicule peut être un camion, un utilitaire ou une voiture : VROUM parle toujours de véhicule.

La liste

Elle affiche par défaut les véhicules en service, triés par nom, avec leur pastille (un rond de leur couleur avec leurs initiales), un résumé de leur état (nombre de défauts ouverts et d'équipements manquants, sinon « Rien à signaler ») et « En panne » ou « En maintenance » quand le véhicule est indisponible en ce moment.

La recherche porte sur le nom ou l'immatriculation, avec ou sans tirets (ab123 trouve AB-123-CD).

Ajouter ou modifier un véhicule

Tous les champs, leurs unités et leurs effets sont dans Véhicule. Les points à connaître :

• L'immatriculation est mise en forme automatiquement : ab 123 cd devient AB-123-CD.
• Deux véhicules ne peuvent pas avoir le même nom ni la même immatriculation, même avec un véhicule retiré du parc.
• La date de fin (fin de location, vente prévue) est le dernier jour où le véhicule peut rouler : voir plus bas.
• Le dépôt est l'endroit où le véhicule est garé : il est proposé comme lieu d'un « Tour du véhicule » quand on compose une tournée.

La fiche

La Vue d'ensemble réunit les informations du véhicule, son kilométrage et son carburant (avec la date du dernier relevé) et, tout en bas, le retrait du parc. Les autres onglets :

Onglet	Contenu
Défauts	Les problèmes constatés sur le véhicule (le nombre de défauts ouverts est affiché).
Équipement	Le matériel qui doit se trouver dans le véhicule.
Indisponibilités	Les maintenances planifiées et les pannes.
Dépenses	Les tickets et factures (carburant, péage, entretien…). Le nombre de tickets sans montant est affiché.
Frais mensuels	Ce que le véhicule coûte chaque mois, et le coût des mois passés.

L'état du véhicule

L'état du véhicule, c'est sa situation réelle à l'instant présent : ses défauts ouverts, son équipement, son kilométrage et son niveau de carburant. Il est enregistré tel quel et mis à jour par des actions explicites : par vous depuis la fiche, ou par les chauffeurs au tour du véhicule. Il n'est jamais recalculé à partir d'un historique.

Kilométrage et carburant

Bouton Relever : vous saisissez l'un ou l'autre, ou les deux.

• Le kilométrage est en km. Le niveau de carburant se relève par quarts : Vide, ¼, ½, ¾, Plein.
• Le kilométrage ne peut pas diminuer, sauf correction par la gestion avec un motif (erreur de saisie, compteur remplacé). Le motif est affiché jusqu'au relevé suivant. Un chauffeur ne peut pas saisir un kilométrage inférieur au dernier relevé.

Défauts

• Signaler un défaut : une description (500 caractères au plus). VROUM enregistre qui l'a signalé et quand. Un défaut signalé par un chauffeur pendant sa tournée garde un lien vers elle (« pendant une tournée »).
• Photos du défaut : 3 au plus, facultatives. Vous pouvez en ajouter à un défaut ouvert, et en supprimer à tout moment (un visage, une erreur), même sur un défaut clos.
• Un défaut reste ouvert tant qu'il existe, même si on décide de ne pas le réparer : ainsi, personne ne le signale de nouveau.
• Clore un défaut : Résolu (réparé), Doublon (déjà signalé) ou Classé sans suite (ce n'était pas un défaut ; le motif est obligatoire). Pour Résolu et Doublon, le motif est facultatif. Un défaut clos ne peut pas être rouvert et n'est jamais supprimé : la fiche affiche d'abord les défauts ouverts, et les clos à la demande.

Équipement

Le matériel du véhicule (tire-palette, gilet jaune, carte carburant, sangles, diable…), propre à chaque véhicule. Chaque équipement a un nom (unique sur le véhicule), une quantité attendue (1 à 99) et une quantité présente (0 à 99).

• Un équipement ajouté est considéré comme présent en totalité.
• On ajuste la quantité présente avec − et +, ou Complet pour revenir à la quantité attendue. Le manquant (attendu − présent) est affiché.
• Changer le nom ou la quantité attendue ne modifie pas la quantité présente.

Indisponibilités

Un véhicule en service peut être indisponible pendant une période. Deux natures :

Nature	Début	Fin	Exemple
Maintenance planifiée	Que vous choisissez	Que vous choisissez (obligatoire)	Révision mardi de 14 h à 16 h
Panne	Au moment où vous la déclarez	Inconnue, jusqu'à la fin de panne	Le véhicule ne démarre plus

• Planifier une maintenance : début, fin (après le début, pas déjà passée) et motif (obligatoire, 500 caractères au plus). Deux maintenances d'un même véhicule ne peuvent pas se chevaucher. Avant d'enregistrer, VROUM cherche les tournées planifiées du véhicule qui chevauchent la maintenance et vous le dit : en confirmant, le véhicule est retiré de ces tournées, qui passent à affecter. Une maintenance peut être annulée tant qu'elle n'est pas finie ; pour changer ses dates, annulez-la et planifiez-en une autre.
• Déclarer une panne : motif obligatoire. Elle commence tout de suite, sans fin. Un véhicule n'a qu'une panne en cours à la fois. VROUM ne retire pas le véhicule des tournées futures (il sera peut-être réparé avant) : ces tournées portent l'avertissement « Véhicule indisponible ».
• Fin de panne : vous indiquez que le véhicule roule de nouveau.
• Rien n'est supprimé : l'historique (maintenances passées ou annulées, pannes terminées) s'affiche à la demande, avec qui a fait quoi et quand.

Dépenses

Une dépense est un ticket de carburant ou de péage, un entretien, une réparation, des pneus, un équipement ou autre chose. Tous les montants sont hors taxes (HT). Champ par champ : Dépense et frais mensuel.

• Le chauffeur photographie un ticket pendant sa tournée : il devient une dépense du véhicule, rattachée à la tournée, dont le montant est « à compléter ».
• Vous complétez ce montant (et les litres) ici, onglet Dépenses, qui compte les tickets sans montant. Vous saisissez aussi toutes les autres natures à tout moment, avec la photo de la facture si vous l'avez.
• Lire la photo / Lire le justificatif : si la lecture automatique est disponible, VROUM propose la nature, la date, le total HT et les litres, à vérifier avant d'enregistrer. Si HT + TVA ≠ TTC, il affiche « Les montants lus ne s'additionnent pas ».
• Une dépense est comptée dans le mois où elle est déclarée, quelle que soit sa date : un mois passé ne change donc plus.
• Un véhicule retiré du parc n'accepte plus de dépense.

Frais mensuels et coût du véhicule

Un frais mensuel est ce que le véhicule coûte chaque mois, qu'il roule ou non : loyer, assurance, forfait d'entretien, amortissement… Un libellé (unique sur le véhicule) et un montant mensuel HT. La liste affiche le total par mois. Il n'y a ni plage de dates ni historique : c'est la valeur actuelle.

La section Coût des mois donne le coût de chaque mois :

• Frais mensuels du mois + dépenses du mois (un montant « à compléter » compte pour rien et est signalé).
• Les péages pris pendant une tournée sont imputés directement à leur tournée.
• Le reste est réparti sur les tournées du mois selon leur distance : c'est le coût au km.
• Un véhicule qui n'a roulé aucune tournée du mois a un coût d'inactivité : personne ne le porte.
• Le mois est figé le 1er du mois suivant. Tant qu'il n'est pas figé, il est Provisoire (le mois n'est pas terminé) ou Estimé (terminé, calculé avec les valeurs d'aujourd'hui).

Date de fin, retrait du parc

• Date de fin : on ne peut pas affecter une tournée qui finit après. Saisir ou avancer la date retire le véhicule des tournées planifiées qui finissent après elle (VROUM l'annonce avant : « Ce véhicule est affecté à 3 tournées planifiées après cette date. Elles passeront à affecter. »). Le lendemain de la date de fin, le véhicule est retiré du parc automatiquement (vérifié toutes les heures).
• Retirer du parc (vente, fin de location) : le véhicule n'est plus modifiable (ni la fiche, ni les défauts, ni l'équipement, ni les dépenses…) mais son historique est conservé. C'est refusé tant qu'il est sur une tournée en cours. Il est retiré des tournées types et des tournées planifiées.
• Remettre en service : le véhicule redevient modifiable. Si sa date de fin est passée, elle est effacée (le contrat a été prolongé : saisissez la nouvelle date).
• La suppression d'un véhicule n'est pas proposée.